Բիզնեսի աշխարհում վաղուց սահմանվել են պաշտոնական գրագրության նորմեր, որոնք մարդկանց հնարավորություն են տալիս ավելի արագ և արդյունավետ հաղորդակցվել: Պաշտոնական գրագրության ամենատարածված ձևերից մեկը պահանջագիրն է (claim letter): Պահանջագիրը բողոքագիր չէ: Սրա մասին միշտ պետք է հիշել: Տարբերությունն ընդամենը մի բառի մեջ է, որը փոխում է նամակի ամբողջ իմաստը:

Բողոքագրի միջոցով դուք ընդամենն արտահայտում եք ձեր դժգոհությունը և ամենևին պարտադիր չէ, որ այն օգտակար լինի: Բողոքագրի դեպքում ձեր վերաբերմունքը բացասական երանգ է պարունակում, մինչդեռ պահանջագրի դեպքում՝ այն անհամեմատ դրական է: Պահանջագիրը նամակ է այն մասին, որ դուք չեք ստացել այն, ինչ ակնկալում էիք կամ ինչը խոստացել էին ձեզ: Նամակում դուք պետք է բացատրեք, թե ինչով էին պայմանավորված ձեր ակնկալիքներն, ինչու դրանք չեն արդացել և ինչ բացասական հետևանք է այն ունեցել ձեր կյանքի վրա:

Երբ դուք օնլայն խանութից գնում եք կատարում, ակնկալում եք, որ կստանաք ճիշտ ապրանք՝ ճիշտ ժամանակին: Եթե ապրանքը ձեզ է հասնում ժամկետից ուշ կամ վնասված, դուք պետք է բարձրաձայնեք այդ մասին: Պահանջագիր գրելիս պետք է մանրամասն նկարագրել խնդիրը և այն մասին, թե ինչ անհարմարություն է ստեղծել այն ձեզ համար:

Բոլոր դեպքերում դուք ստիպված եք սպասել՝ մինչև իսկական ապրանքը գալը, կամ ասենք՝ մինչև վնասված ապրանքը կվերանորոգեն և այլն: Միգուցե այն ծննդյան տոնի նվեր էր, կամ գուցե ճամփորդության համար էր և դուք առանց դրա մեկնեցիք, որովհետև այն ուշ առաքվեց…

Այս ամենը մանրամասն ներակայացրեք նամակում, բայց երբեք մի՛ մոռացեք քաղաքավարի տոնի մասին: Երբ դուք հյուրանոցում սենյակ եք ամրագրում և ի պատասխան հաստատում ստանում, նշանակում է՝ ձեզ արդեն խոստացել են ինչ-որ բան: Դուք ակնկալում եք ստանալ սենյակները խոստացված ժամանակին: Եթե չեք ստանում, պետք է գրել կամ ասել այդ հարցի մասին: Եթե դրա հետևանքով դուք չեք կարողացել քնել, բաց եք թողել կարևոր հանդիպում կամ այլ բան, դուք պետք է այդ մասին նշեք ընկերությանն ուղղված ձեր նամակում:

Դուք կազմել եք ձեր պլանները՝ հիմք ունենալով այն, որ հյուրանոցը կկատարի իր պարտավորությունները: Եթե ձեր պլանները փոխվել են հյուրանոցի գործունեության հետևանքով, նշանակում է՝ դուք փոխհատուցման եք արժանի: Նամակի վերջում դուք պետք է նշեք նաև խնդրի լուծման ձեր առաջարկները: Սրանով դուք հնարավորություն եք տալիս ընկերությանը վերացնել այն անհարմարավետությունը, որը պատճառել է ձեզ:

Պահանջած փոխհատուցումը պետք է իրատեսական լինի: Հետագա գնումների ժամանակ զեղչերի տրամադրումը, կամ ապրանքի անվճար առաքումն, օրինակ, իրատեսական կլինեն: Ուշադիր եղեք, որ ձեր պահանջածն ուղղակիորեն կապված լինի այն անհարմարության հետ, որը պատճառել են ձեզ: Լուծման տարբերակներ առաջարկելով՝ դուք չեք «սովորեցնում» նրանց ինչպես ղեկավարել իրենց ընկերությունը: Դուք իսկապես ցանկանում եք, որ նույն խնդիրն այլևս չկրկնվի և պատրաստ եք շարունակել օգտվել այդ ընկերության ծառայություններից:

Պահանջագիր գրելը մարդկանց մեղադրելու նպատակ չունի: Ձեզ չի վերաբերում այն,  թե ով էր մեղավոր, կամ՝ որտեղից է խնդիրը սկսվել: Դուք պետք է հնարավորինս անաչառ տեղեկություն տրամադրեք կատարվածի  վերաբերյալ, որպեսզի ընկերության տնօրենը կամ մենեջերը հասկանա կատարվածն ու արագ շտկի այն:

Տաթևիկ Սարգսյան